Gesetz zur Arbeitszeiterfassung: Das müssen Arbeitgeber wissen | Taucha kompakt

Arbeitszeiterfassung ist ein Thema, das nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch für kleine und mittelständische Betriebe von großer Bedeutung ist. Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil gefällt, das Arbeitgeber innerhalb der EU verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der ersten Minute an systematisch zu erfassen.

Am 13. September 2022 hat schließlich auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erfasst werden muss. Mit dem neuen Gesetz zur Arbeitszeiterfassung müssen auch Arbeitgeber in Taucha bestimmte Vorschriften beachten und ihre Arbeitszeiten erfassen. Doch was genau bedeutet das für Unternehmen vor Ort?

Die Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf die Dokumentation der Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers. Dies umfasst den Zeitpunkt des Arbeitsbeginns, das Ende der Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten. Eine der bekanntesten Methoden zur Arbeitszeiterfassung ist die Stempeluhr für Unternehmen . Dabei erfassen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, indem sie beim Betreten und Verlassen des Unternehmens eine spezielle Karte in die Stempeluhr stecken.

Ziel dieser Erfassung ist es, die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen sicherzustellen, Überstunden zu kontrollieren und die Arbeitsbedingungen transparent zu gestalten. Bisher war die Arbeitszeiterfassung in Deutschland nicht gesetzlich verpflichtend geregelt, doch mit dem neuen Gesetz hat sich das geändert. Gemäß § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes müssen Arbeitgeber nunmehr ein System einführen, das die Arbeitszeit der Mitarbeiter dokumentiert. Dies basiert auf einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 zur Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie.

Obwohl die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits seit einiger Zeit gesetzlich vorgeschrieben ist, gilt seit 2023 die Vorgabe der elektronischen Arbeitszeiterfassung. Dies bedeutet, dass traditionelle Methoden wie die manuelle Aufzeichnung oder die Stempeluhr durch digitale Lösungen ersetzt werden müssen. Diese Umstellung bringt einige Herausforderungen mit sich, daher hat der Gesetzgeber Übergangsfristen festgelegt, um den Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben.

Die genauen Umstellungsfristen variieren dabei je nach Unternehmensgröße. So haben kleinere Unternehmen eine längere Übergangszeit als große Konzerne. Die Fristen zur Umstellung auf eine digitale Arbeitszeiterfassung sehen dabei folgendermaßen aus:

Unternehmensgröße Frist zur Umstellung ab 250 Angestellten 1 Jahr weniger als 250 Angestellte 2 Jahre weniger als 50 Angestellte 5 Jahre 10 oder weniger Angestellte Zeiterfassung auf Papier genügt

Die Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung liegen auf der Hand: Sie ermöglicht eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, minimiert Fehler und erleichtert die Verwaltung von Überstunden. Darüber hinaus bieten viele digitale Lösungen zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Erstellung von Arbeitszeitberichten.

In Taucha und Umgebung sollten Arbeitgeber daher rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um den Anforderungen des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung gerecht zu werden. Dies umfasst die Auswahl einer geeigneten digitalen Lösung, die Schulung der Mitarbeiter im Umgang damit und die Implementierung entsprechender Prozesse im Unternehmen. Durch eine frühzeitige Umstellung können mögliche Probleme vermieden und die Arbeitsabläufe langfristig optimiert werden.

Um den Anforderungen des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung gerecht zu werden, stehen Tauchaer Unternehmen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Dabei hängt die Wahl des passenden Zeiterfassungssystems maßgeblich von den Bedürfnissen und finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens ab. Darüber hinaus muss das System zur Arbeitszeiterfassung folgende Funktionen erfüllen:

Ein stationäres System zur Arbeitszeiterfassung besteht aus fest installierten Terminals, die an zentralen Standorten im Unternehmen platziert sind. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten unkompliziert durch das Ein- und Ausstempeln an diesen Terminals erfassen. Diese Methode ist besonders geeignet für Unternehmen mit festen Arbeitsplätzen und einer hohen Anwesenheitspflicht.

Die klassische Stempeluhr ist eine einfache und bewährte Methode zur Arbeitszeiterfassung. Hierbei erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spezielle Stempelkarten, um ihre Arbeitszeiten zu markieren, indem sie diese in die Stempeluhr stecken. Diese Methode eignet sich gut für Unternehmen, die eine kostengünstige und unkomplizierte Lösung suchen.

Für kleinere Unternehmen oder Start-ups kann die Verwendung einer Excel-Tabelle zur Arbeitszeiterfassung eine praktikable Lösung sein. Auf diese Weise können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten manuell in die Tabelle eintragen, die dann zentral verwaltet und ausgewertet werden kann. Diese Methode ist einfach und flexibel, erfordert jedoch eine gewisse Disziplin bei der regelmäßigen Aktualisierung der Daten.

Nicht zuletzt gibt es auch moderne Softwarelösungen, mit denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt über eine Desktop-Anwendung oder eine Smartphone-App erfassen können. Diese digitalen Lösungen bieten oft zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Urlaubsanträgen oder die Erstellung von Arbeitszeitberichten. Daher sind sie besonders geeignet für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität und Mobilität legen und ihren Angestellten die Möglichkeit geben möchten, ihre Arbeitszeiten auch außerhalb des Büros zu erfassen.

Obwohl es zahlreiche Möglichkeiten und Lösungen für die digitale Arbeitszeiterfassung gibt, legt der Gesetzgeber bestimmte Anforderungen an die digitale Erfassung der Arbeitszeiten fest. So müssen Arbeitgeber gemäß § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) nicht nur ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen, sondern dieses auch korrekt anwenden. Dies umfasst die Erfassung des Arbeitszeitbeginns und Arbeitszeitendes sowie die Dauer der Arbeitszeit, der Pausenzeiten und Überstunden. Darüber hinaus müssen die erfassten Daten manipulationssicher und nachvollziehbar sein.

Nein, eine bloße Aufzeichnung nach den üblichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes reicht nicht mehr aus. Das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verlangt eine präzise und lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten, die durch digitale Lösungen gewährleistet werden soll. Dies dient einer genaueren Kontrolle und ermöglicht eine bessere Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitregelungen.

Arbeitgeber sind verpflichtet, geeignete Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzuführen und sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß genutzt werden. Sie müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dokumentieren, überwachen und aufzeichnen. Zudem sind sie dazu verpflichtet, die erfassten Daten für mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörden vorzulegen.

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Dies betrifft sowohl Angestellte als auch Arbeiter in allen Branchen und Berufsfeldern. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten liegt jedoch in erster Linie beim Arbeitgeber, der dafür geeignete Systeme und Prozesse bereitstellen muss.

Auch bei Modellen wie Vertrauensarbeitszeit oder Gleitzeit bleibt die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten bestehen. Allerdings bieten digitale Lösungen oft flexible Möglichkeiten zur Erfassung dieser Arbeitszeitmodelle. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen und dabei ihre individuellen Arbeitszeitkonten verwalten. Dadurch wird eine transparente und gerechte Abrechnung von Arbeitsstunden ermöglicht – auch in flexiblen Arbeitszeitmodellen .

Gemäß dem vorliegenden Entwurf sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen und zu dokumentieren. Doch was passiert, wenn es hierbei zu Verstößen kommt? Bei Verstößen gegen die gesetzlich verpflichtende Arbeitszeiterfassung können Unternehmen mit empfindlichen Bußgeldern belegt werden. Die genaue Höhe der Strafen variiert je nach Schwere des Verstoßes und der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter. Dabei sollen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro möglich sein. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber – auch in Taucha – die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung sorgfältig einhalten und geeignete Maßnahmen ergreifen, um potenzielle Verstöße zu vermeiden.